PERMOHONAN VISA JEPANG UNTUK KONFERENSI HIGHER EDUCATION FORUM (HEF)

        Mengurus visa ke Jepang adalah pengalaman pertama untuk berurusan dengan visa. Sebelumnya ke Malaysia, aku gak perlu mengurus visa, karena Malaysia cukup bebas visa selama beberapa hari untuk warga Indonesia. Awalnya aku sempat galau dan takut, bagaiamana nanti kalau visa ku ditolak, bagaimana kalau prosesnya menyebalkan, bagaimana kalau aku gagal ke Jepang?

       Untuk mengatasinya, aku jauh – jauh hari tanya teman – teman aku yang sudah pernah mendaftar visa, membaca cerita orang lain di google, dan tanya langsung ke konjen Jepang di Surabaya melalui telepon. Hasilnya malah campur aduk, deg – deg an banget, tapi sejauh itu setidaknya bisa mengurangi equivocality ku tentang proses pendaftaran visa Jepang.

       Tujuan ku ke Jepang untuk pertama kali ini adalah untuk mengikuti International Academic Conference on Social Science (IACSS) yang diselenggarakan oleh Higher Education Forum. Dalam konferensi ini aku akan mempresentasikan paper penelitianku tentang RADIO ROCS.  Sebenarnya sudah jelas sih tujuanku ke Jepang, untuk kegiataan konferensi yang masuk dalam Visa Bisnis. Sayangnya konferensi dari Higher Education Forum  tidak memberikan Letter of Invitation, dan mereka hanya memberikan Letter of Acceptance. Aku- pun sudah memaksa panitia untuk memberikan Letter of Invitation, tetapi si panitia tetap tidak mau. So, aku harus memilih visa wisata, which is harus memakai rekening koran atau bukti memiliki tabungan minimal lima belas juta rupiah.

       Dari berbagai macam visa, visa wisata emang paling gak ribet tapi harus ada bukti punya tabungan minimal lima bela juta. Buktinya simpel banget kok, cuman nunjukin rekening tabungan atau rekening koran yang tertera nominal minimal lima belas juta rupiah. Kalau misal kamu gak punya uang segitu banyak,bisa kok pinjam, teman aku dulu pinjam orang tua nya sejumlah lima belas juta rupiah dan langsung di transfer jarak satu hari, pokoknya yang penting ada nominal segitu di buku tabunganmu atau buku tabungan penjamin kehidupan kamu disana (misalnya: orang tua).

   Untuk apa saja kelengkapan mengurus visa, sudah sangat jelas tertera di website http://www.id.emb-japan.go.jp/visa.html , jadi tinggal mengikuti arahan website saja. Tapi disini aku lebih banyak mau cerita soal mengurus visa untuk konferensi higher education forum. Well, seperti yang sudah ku jelaskan tadi, aku memakai visa wisata dengan biaya sendiri (single entry) , tetapi karena aku juga melakukan konferensi disini, jadi aku harus melampirkan Letter of Acceptance yang sudah diberikan oleh panitia. Berkas – berkas yang aku gunakakan, seperti

1.       Paspor asli

2.       Formulir visa di isi lengkap yang bisa di unduh di website http://www.id.emb-japan.go.jp/visa.html , boleh di tulis tangan atau di ketik, aku sarankan di tulis tangan saja

3.       Surat keterangan mengurus visa dari kemahasiswaan fakultas

4.       Foto copy KTM (tidak boleh di potong, jadi biarkan berada di selembar kertas A4)

5.       Foto copy KTP (tidak boleh di potong, jadi biarkan berada di selembar kertas A4)

6.       Foto copy Kartu Keluarga (Ini karena aku menggunakan rekening tabungan ibu. KK sebagai bukti hubungan penanggung biaya dengan si pemohon, ukuran harus A4)

7.       Foto satu lembar (ukuran sesuai dengan peraturan tertera di website)

8.       Letter of Acceptance (ukuran harus A4)

9.       Rekening koran yang di stempel oleh Bank / fotocopy rekening tabungan 3 bulan terakhir

10.   Jadwal kegiatan disana (Kamu bisa bikin secara random, jadi gak perlu pusing – pusing, yang penting jelas kamu hari ini dan selanjutnya mau kemana)

*Kalau mau contoh dari perjalananku seminggu di jepang, feel free untuk komentar disini.

11.   Bukti book penginapan (Aku dulu pesan hotel di booking.com , gak perlu mengeluarkan uang, karena bayar hotelnya langsung di hari H, walaupun pada akhirnya aku gak pakai hotel)

12.   Bukti pemesanan pesawat

Gambar 2. Peraturan foto visa

      Well, datang kesana sebelum jam 12.00 ya dan jangan lupa bawa KTP, kamu akan mengambil nomor urut masuk, dan ketika saat dipanggil kamu diberikan kertas semacam bukti tanda terima yang nanti kamu bawa sewaktu mengambil paspor. Jangan panik, karena petugasnya walaupun tegas tapi baik, kalau berkas mu kurang kamu bisa melengkapinya dikemudian hari. Itu sebabnya datanglah pagi hari, kalau berkas kurang kamu bisa segera melengkapinya di hari itu. Karena setelah jam 12.00 loket permohonan visa akan tutup, dan berganti ke loket pengambilan visa jam 13.00

   Untuk mengambil visa juga sangat mudah, kamu cuman ambil nomor antrian dan menunggu di panggil. Eits!! Jangan lupa bawa bukti tanda pengambilan. Pengambilan paspor ini hanya dilayani jam 13.00 – 15.00 , so far sewaktu aku melakukan permohonan visa ke Jepang untuk konferensi higher education forum ini, aku tidak perlu mengeluarkan biaya apapun, karena untuk pelajar visa ke jepang gratis, dan tidak ada sesi wawancara. Intinya semua berkas harus lengkap dan dapat dipercaya ya. Buat kamu yang mau mencoba melakukan permohonan visa menggunakan calo atau pihak ketiga, lebih baik kalau memang bisa melakukan sendiri, lakukanlah sendiri, karena prosesnya sungguh mudah. Biar aman, kamu bisa telepon dahulu ke konjen Jepang bagian visa, tentang apa saja yang diperlukan untuk dibawa sesuai dengan keperluanmu ke Jepang. For more info, feel free buat tanya – tanya yaa, silahkan sematkan komentar dibawah J



BEHIND MY FORMAL STORY :

1. Aku dan dua teman ku sempat galau, permohonan visa dahulu atau membayar biaya konferensi           400USD. Karena takutnya, sudah bayar 400USD tapi visa kita gak lolos

2. Temanku lupa bawa paspor ke Konjen Jepang, akhirnya dia mengurus visa di esok harinya.

3. Karena terlalu khawatir, aku meminta surat keterangan sebagai lampiran permohonan visa                  untuk keberangkatan konferensiku yang ditanda tangani oleh dekan fakultas. Tapi ternyata tidak          terpakai, karena surat keluar setelah aku mengajukan permohonan visa

4. Aku datang di Konjen Jepang Surabaya, sepuluh menit sebelum pelayanan permohonan visa di           tutup.

5. Letak Konjen Jepang di Surabaya sangat sulit ditemukan, hampir tidak terlihat, lebih baik                   kamu melewati jalan kayoon, dari pada dari arah Jalan Kertajaya

6. Permohonan visa dan pengambilan bisa diwakilkan, aku sewaktu itu membantu temanku untuk           melakukan permohonan visa, karena saat itu teman ku sedang kelas.

7. sebaiknya permohonan visa dilakukan satu bulan sebelum keberangkatan, jangan terlalu lama,             karena visa hanya bertahan tiga bulan-an

8. Gak perlu pakai map (bukan peta loh ya )untuk melakukan permohonan visa, cukup urutkan               berkas sesuai nomor berkas yang terlampir di website